Dukung Transformasi Digital, Kanwil Kemenag Provinsi Jambi Siap Terapkan Sistem Pengarsipan Elektronik

Diposting pada: Rabu, 06 Oktober 2021
Foto

Jambi (Humas) --Era Society 5.0 menuntut perubahan pola kehidupan, termasuk penyesuaian sistem kerja menuju transformasi digital, ini merupakan salah satu hal penting yang perlu diterapkan oleh instansi/lembaga adalah transformasi digital pengarsipan surat secara elektronik.

Sebagai upaya persiapan pengarsipan elektronik pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jambi, maka para pejabat fungsional Arsiparis pada Kanwil menggelar rapat pada Senin (5/10) di ruang media center Kanwil yang dipimpin oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Humas, H. M. Yazid.

Programmer pada Kanwil Kemenag Jambi telah mempersiapkan aplikasi Smartoffice untuk pengarsipan elektronik tersebut yang dinamakan Arsip Digital. Arsip Digital ini akan difungsikan untuk mengapsipkan surat masuk, surat keluar, termasuk pengajuan nomor surat, nomor nota dinas, nomor SK, dan nomor Surat Perjalanan Dinas secara digital pula.

Aplikasi Arsip Digital merupakan bagian dari sistem Smart Office Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jambi sebagai salah satu inovasi dalam bidang teknologi komunikasi dan informasi yang dikembangkan untuk mendukung pelayanan administrasi perkantoran di jajaran Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jambi dimulai dari pengajuan layanan, disposisi, proses, hingga selesai yang dilengkapi dengan notifikasi yang keseluruhannya dikelola oleh satu sistem yang terintegrasi.

Suryani selaku administrator aplikasi Arsip Digital tersebut tentunya menyambut baik dibuatnya aplikasi tersebut sebab dengan penggunaan aplikasi Arsip Digital ini, tentunya akan lebih memudahkan para Arsiparis dalam mengelola surat-surat yang akan diarsipkan, lebih mudah menemukan surat-surat yang telah diarsipkan, dan tentunya para pegawai instansi/.lembaga akan lebih tertib administrasi persuratan.

“Jadi, ketika minta nomor surat tugas atau SPPD, maka scan surat tugas dan unduh pada aplikasi Arsip Digital ini, dan nanti nomornya akan diberikan. Ini tentunya akan lebih memudahkan Arsiparis dalam membuat laporan,” ungkapnya.

Dalam aplikasi Arsip Digital ini tersedia fitur cetak data dan statistik surat yang bisa dicetak, yang sudah dapat dijadikan sebagai bahan laporan.

“Selama ini Arsiparis manual dalam merekap data surat masuk dan surat keluar, sehingga harus dipastikan satu-satu kesesuaian arsipnya. Dan selama ini juga jika ada yang minta arsip surat, harus dicari satu-satu secara manual. Dengan adanya aplikasi ini tentunya lebih memudahkan mencari data arsip surat karena sudah terdata pada sistem,” jelas Suryani.

H. M. Yazid selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Humas berharap agar penggunaan aplikasi ini dapat direalisasikan secara optimal sehingga dapat dimanfaatkan dengan baik.

“Memang tidak bisa langsung optimal seratus persen, dimulai dan dilatih perlahan-lahan. Banyak hal yang akan berubah dengan penggunaan aplikasi ini yang secara perlahan akan lebih tertib administrasi, terlebih tata persuratan. Dengan demikian tugas pokok Arsiparis ini sangat terbantu yang manfaatnya demi perbaikan instansi itu senditi,” tutur Yazid.

Penggunaan aplikasi Arsip Digital ini direncanakan akan mulai digunakan mulai awal tahun 2022 mendatang dan secara perlahan akan disosialisasikan pada masing-masing unit kerja pada Kanwil sambil perbaikan aplikasi tersebut pada sistem sehingga aplikasi tersebut lebih optimal untuk digunakan.



Sumber : Sub Bagian Umum dan Humas

Penulis : Siska Lidya

Editor : Paspihani

Unduh Info Penting

  1. Surat Tentang Penyelesaian Laporan Elektronik Monitoring s.d September TA 2021 (9 hari yang lalu) >>> Unduh
  2. Pengumuman Tentang Jadwal dan Lokasi Pelaksanaan Seleksi Kompetensi CPPPK KEMENAG RI TA 2021 TAHAP 1 (9 hari yang lalu) >>> Unduh
  3. KEPUTUSAN DEWAN HAKIM MTQ KE-50 TINGKAT PROVINSI JAMBI TENTANG PENETAPAN PEMENANG I, II, III PADA MUSABAQAH TILAWATIL QUR’AN CABANG TILAWAH AL-QUR’AN GOLONGAN REMAJA DAN DEWASA (12 hari yang lalu) >>> Unduh
  4. KEPUTUSAN DEWAN HAKIM MTQ KE-50 TINGKAT PROVINSI JAMBI NOMOR : 05 TAHUN 2021 TENTANG PENETAPAN PEMENANG I, II, III PADA MTQ, HIFZHIL QUR’AN, TAFSIRIL QUR’AN, FAHMIL QUR’AN, S (12 hari yang lalu) >>> Unduh
  5. Permintaan CSlon Peserta Pembinaan SDM Pengurus Ormas/Lembaga Islam (16 hari yang lalu) >>> Unduh

Contact Details

Telephone: (0741) 63214
kanwiljambi@kemenag.go.id
https://jambi.kemenag.go.id

Address: Jalan Jenderal Ahmad Yani No.13, Telanaipura, Kota Jambi, Jambi 36361

Install Humas TV

SITUSWEB KEMENAG RI KANTOR WILAYAH PROVINSI JAMBI

Ini adalah situsweb resmi Kementerian Agama RI Kantor Wilayah Provinsi Jambi